Anda membaca tentang ini di setiap surat khabar di setiap bandar di seluruh negeri: Sesetengah buku, dipercayai oleh pemilik usaha kecil, menggelapkan ribuan dolar. Jika kecurian tidak meletakkan pemilik keluar dari perniagaan, itu pasti menyebabkan sakit kepala besar.
Alasan kita mendengar kes-kes ini sering adalah bahawa, dalam perniagaan kecil, ada mungkin hanya pemilik dan pemegang buku. Pemilik tidak suka melakukan buku, tidak memahami mereka, dan bergantung pada satu orang ini untuk mengurus hal. Pemegang buku, yang biasanya mengalami kesulitan kewangan peribadi, mengambil sejumlah kecil wang berniat untuk membayar semula. Tidak seorang pun tampaknya notis, sehingga lebih diambil. Selama tempoh masa, mula untuk me-mount sampai banyak wang.
Di sinilah konsep "kawalan dalaman" masuk dasarnya, setiap perniagaan mesti mempunyai, pada peringkat tertentu, sistem kawalan dalaman di tempat untuk melindungi terhadap kerugian, baik sengaja dan tidak sengaja. Hal ini kerana "dalaman control" sistem akan: 1) melindungi aset kas dan lain-lain; 2) meningkatkan kecekapan dalam transaksi pemprosesan dan, 3) menjamin kehandalan rekod kewangan. Sebuah sistem kawalan dalaman terutama terdiri daripada dasar dan prosedur yang direka untuk memberikan keyakinan yang mencukupi bahawa ketiga tujuan akan tercapai. Saiz dan kerumitan usaha akan menentukan sejauh mana sistem kawalan dalaman.
Terlepas dari saiz, salah satu aspek yang paling penting dari sebuah sistem kawalan dalaman adalah konsep pemisahan tugas. Memisahkan tugas membuat lebih sukar untuk kecurian dan kesalahan untuk tidak dikesan. Hal ini sangat tidak biasa untuk dua pekerja untuk "berpakat sulit" dalam usaha untuk mencuri dari syarikat.
Saya bekerja sebagai juruaudit dalaman untuk sebuah rantai surat khabar selama tiga tahun. Tugas saya adalah berjalan ke pejabat surat khabar tanpa notis dan terus ke tempat kas, menghitungnya, dan mengesahkan penerimaan. Salah satu langkah yang paling penting saya audit untuk memastikan prosedur kawalan dalaman berada di tempat dan bekerja dengan baik. Berikut adalah beberapa cadangan untuk prosedur kawalan dalaman mengenai pengendalian kas:
- Membolehkan hanya individu-individu yang dilantik khusus untuk menangani kas.
- Berikan tanggung jawab untuk perakaunan untuk seorang individu yang tidak menangani wang tunai.
- Gunakan nombor penerimaan untuk mendokumentasikan semua pembayaran.
- Buat semua deposit bank akan.
- Orang yang menyiapkan rekonsiliasi bank harus berbeza daripada pengendalian wang tunai satu.
- Jika mungkin, orang yang membuat deposit harus berbeza daripada orang yang mengendalikan wang dan orang yang mempersiapkan rekonsiliasi bank.
- Melakukan deposit utuh tanpa jumlah ditarik untuk membayar kos.
- Jauhkan tunai dan cek di laci dikunci atau cash register.
- Sejak untiik tidak akan pernah 100 orrect sepanjang masa, menetapkan tahap toleransi untuk overages dan kekurangan untuk menentukan titik di mana langkah perbaikan akan dipicu.
- Buat semua pembayaran dengan cek, kecuali jumlah minimum dibayar dari kas kecil.
- Pastikan setiap bayaran yang berkaitan dengan dokumen kertas, seperti voucher, untuk memastikan bahawa jejak kertas ada untuk semua pengeluaran.
- Melakukan jumlah kejutan rawak dari kas kecil dan laci kas.
- Count persediaan dan aktiva lain yang sering dan membandingkannya dengan buku syarikat.
Sebuah sistem kawalan dalaman membentuk awal sebagai tindakan pencegahan adalah lebih cekap daripada membina sebuah sistem korektif dalam reaksi terhadap kerugian. Kalau sudah demikian terjadi, bahawa hanya ada anda dan pemegang buku dalam perniagaan kecil anda, anda perlu belajar bagaimana melakukan beberapa tugas perakaunan sehingga anda dapat melihat menyemak kerja pemegang buku itu. Itu, dalam dirinya sendiri, adalah tindakan pencegahan yang sangat baik.